| Die Telefonanlage im Arbeitsalltag |
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| Jeder, der im Büro - und vor allem in einem Sekretariat arbeitet, kennt das: beinahe ständig bimmelt das Telefon. Hier ist man auf eine perfekt funktionierende Telefonanlage angewiesen. Doch was muss diese nun alles können? Man muss natürlich ganz normal intern und extern damit telefonieren können. Im Arbeitsalltag hat sich auch ein integriertes Adressbuch bewährt. So entfällt langes Suchen in Karteikärtchen und man braucht die entsprechende Nummer nicht mal mehr einzugeben. Einfach auf Anrufen drücken und schon wird man verbunden. Aber eine Telefonanlage muss im Arbeitsalltag noch viel mehr können. So sollte zu Beispiel das Weiterverbinden einwandfrei funktionieren. Dabei sollte es die Möglichkeit geben, zuerst selbst mit dem neuen Gesprächspartner zu reden, ehe der ankommende Anrufer mit diesem verbunden wird. Damit entfällt das Anmelden der Anrufer quer über den Flur eines Gebäudes und der Angerufene ist vorbereitet. Auch eine Lautsprecherfunktion ist im Arbeitsalltag zu empfehlen. Vor allem bei Telefonaten, bei denen mehrere Leute mithören sollen, bietet sich das an. Oder manchmal muss nebenbei in Ordnern gestöbert werden, damit man dem Anrufer Auskunft geben kann. Selten geht das mit nur einer Hand. Mit der Lautsprecherfunktion braucht man das Gespräch aber nicht zu unterbrechen, was manchmal als unhöflich empfunden werden könnte.
Die Telefonanlage ist im Arbeitsalltag also ein wahres Multifunktionsgerät. Manchmal kann man sogar noch ein Faxgerät anschließen und die Anlage so erweitern. Auf eine gut funktionierende Telefonanlage sind alle Mitarbeiter angewiesen. Mit der Telefonanlage verhält es sich so ähnlich wie mit einem Handy. Man braucht sie einfach! | | | Autor: klaus-martin meyer |
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